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企业管理应对新冠肺炎疫情风险及审核

发布时间:2022-06-12 14:26|栏目: 行业百科 |浏览次数:

2021年7月下旬,新冠肺炎疫情的德尔塔变异毒株席卷多个省市,江苏省扬州市数家企业内出现员工感染病例,被迫停工停产,对其经营及有关认证审核机构均产生较大影响。由此,本文重点论述企业如何通过环境影响因素辨识分析,确定相关的风险,运用过程方法策划应对风险的措施,按照PDCA的理念持续改进,确保风险可控,并探讨有关审核应对。

一、管理体系增加对新冠肺炎疫情风险的辨识

可以运用PEST模型,考虑相关政策法律(合规性义务)、经济情况、社会因素、技术状况,组织面临新冠肺炎疫情的威胁,分析内外部环境影响因素及相关方需求期望,如:

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据此,可以辨识有关风险,如:

食堂就餐人员聚集的风险;

员工衣服混洗病菌传播的风险;

内外人员在本地和外地交流互动频繁;

员工在上下班及差旅公共交通场所存在的隐忧;

员工个人喜欢聚集娱乐活动存在的隐患。

并且,能够识别出有关的法规和技术指南的要求。



二、疫情风险相关应对措施的策划

(一)管理架构与职责分配

组织应建立由总经理挂帅、行政安环职能设立办公室、各部门负责人为主要职责的疫情应对管理机构,制定应急预案和有关制度规程,检查、督促公司传染病防治措施落实情况,安排人员开展相关的预防或实施救助工作,收集本部门人员信息并上报等职责。

(二)目标设定与管理方案

组织可设定疫情防控有关的管理目标,如员工疫苗接种率100%、核酸应检尽检率100%、日常检查发现不符合的整改率等指标。

组织应就实际业务状况,参考国家和省市有关技术指南,制定疫情防控相关的管理制度,如:新冠肺炎疫情流行期间办公场所和公共场所空调通风系统运行规程、办公场所防控规程、员工上下班乘坐公共交通工具及公司班车消毒注意事项、人员出差管理制度(针对疫情防控的要求)、公司各岗位口罩选择与使用规定、门卫(访客)管理制度、食堂防控管理制度等。


三、资源与支持

(一)资源

组织应提供新冠肺炎疫情防控所需的资源,如口罩、红外体温枪、消毒液、洗手液、消毒剂、远程办公(审核)视频和网络设施及软件程序,行政部门应设定配备标准、财务部门做好预算及资金拨付、采购部门的供方选择、仓库的物质管理与分发至各部门、各本门的领用管理。

工作环境管控,如车间和办公室空调系统的清洗、过滤网消毒,车间的通风情况;疫情期间减少集中开会和培训,工作台、电梯、食堂、盥洗室、卫生间及接待室等公共区域或物体表面每日消毒。

(二)支持

对于员工,应做好疫情防控意识培训,利用单位的宣传栏、公司的微信公众号、微信群、车间看板等媒介,开展多种形式的传染病防治知识健康教育,使管理人员和一线员工充分了解健康知识,并引导推广健康的生活和工作方式,包括减少下班和节假日的棋牌室活动及澡堂泡澡,有条件的单位可以安排工间操,同时做好自我防范工作,若有异常做好自我隔离,以便于溯源,同时向所在辖区乡镇或者园区进行报告备案。

疫情相关内外部事项,按职责规定,可由综合行政或安环部门负责对接内外部的沟通交流,及时调整相应举措,以便配合、符合当地疫情防控部门的统一部署并保留相关证据。

由前述管控疫情而策划的管理方案形成的相关文件,应统一归口部门管理负责发布和保存记录。




四、运行检查与审核

(一)运行及内审检查

根据组织制定的管理方案文件要求,就疫情期间访客的门卫控制(包括员工)查验“两码”,包括外地访客来自中高风险区域的核酸报告要求、测量体温、员工口罩佩戴、食堂饭桌座位间隔、员工差旅的行程地点(疫情中高风险地点)、公司内部工作环境管控、宿舍管理等内容,实施日常的内部检查,在管理体系内部审核中应增加该项内容,也可采用内部评分制对相关制度是否建立健全及运行控制情况实施评价。

(二)外部审核

疫情期间,根据实际情况,如本企业所在地区为中高风险区域,或者审核计划中的二方客户、认证机构审核员来自中高风险地区,则可以参照中国认证认可协会组织编制的团体标准T/CCAA36-2020《认证机构远程审核指南》,综合运用ICT信息通信技术,与审核方沟通确认后,策划并实施远程审核,作为企业方应尽量客观地提供和展现企业本身的真实情况,以便评审组织能够在审核过程中提供更有价值的增值服务,审核员也应关注受审核方上述关于疫情管控的举措。




五、不符合纠正与持续改进

组织应确定对运行或内审过程中出现的不符合采取相应措施以控制和纠正不符合,并保留相关证据。

组织应持续改进疫情过程出现的风险辨识,以及时调整并严格执行疫情风险控制方案,以保证疫情风险控制的适宜性、充分性和有效性。







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